Apa itu Work Breakdown Structure (WBS)?
PMBOK mendefinisikan WBS sebagai cara penyampaian dekomposisi pekerjaan yang hirarki untuk memandu Tim Proyek dalam menjalankan proyek mereka. Secara visual, WBS mendefinisikan ruang lingkup proyek yang dapat dipahami oleh Tim Proyek secara keseluruhan, karena setiap tingkat dari WBS dapat memberikan definisi lebih lanjut dan detail. WBS merupakan komponen dasar dari manajemen proyek yang menjadi masukan penting untuk proses manajemen proyek dan deliverable lainnya. Jadi, WBS merupakan cara pembagian pekerjaan dalam suatu manajemen proyek yang sesuai dengan definisi ruang lingkup proyek yang digambarkan secara terstruktur dan terperinci tanpa memperhatikan urutan pekerjaan yang menghasilkan deliverable secara spesifik. Dalam PMBOK, pembuatan WBS termasuk ke dalam bidang Scope Management.
WBS menghubungkan antara ruang lingkup proyek dengan detail perencanaan proyek. WBS dibuat setelah mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan bersama dengan para pemangku kepentingan (stakeholder) proyek. Pendefinisian ruang lingkup dan pembuatan WBS harus disepakati bersama secara formal kepada stakeholder karena perubahan pada WBS dapat mengubah jadwal proyek, kebutuhan sumber daya, dan biaya proyek yang sudah ditentukan sebelumnya. WBS memberikan pernyataan yang tidak ambigu mengenai objektif dan deliverable dari pekerjaan yang harus dilakukan. WBS bukanlah deskripsi dari proses yang diikuti untuk melaksanakan proyek dan juga bukan membahas jadwal yang mendefinisikan bagaimana atau kapan deliverable akan diproduksi, melainkan secara khusus terbatas untuk menggambarkan dan merinci hasil proyek atau ruang lingkup.
WBS digunakan untuk mendefinisikan paket pekerjaan (work package) yang nantinya dipecah menjadi tugas. Dalam praktiknya, masing-masing tugas memiliki Person In Charge (PIC), biaya, jadwal, lingkup teknis, sumber daya, dan wilayah pekerjaan. Work package sendiri merupakan elemen dari WBS atau komponen terkecil dari suatu proyek atau unit pekerjaan yang lebih mudah dikelola. Dengan work package memungkinkan pengembangan dari jadwal perencanaan proyek, bujet, dan pemantauan terhadap perkembangan proyek. Berikut merupakan struktur work package dalam WBS:
Dalam Manajemen Proyek TI, Divisi/Deparemen TI atau vendor yang dilibatkan akan memulai pekerjaan pada fase "Execution". Pada fase ini pula menggunakan konsep System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari fase planning, Analysis, Design, dan Implementation. Milestone merupakan suatu tanda yang menunjukkan bahwa deliverable atau fase telah selesai dilakukan. Berikut merupakan contoh penggambaran WBS:
Penggambaran WBS di atas relatif susah diimplementasikan karena keterbatasan ruang untuk menggambarnya jika proyek tersebut sangat kompleks. Oleh karena itu, model visual di bawah ini relatif lebih mudah dan lebih sering diimplementasikan.
Panduan pembuatan WBS
Beberapa karakteristik utama berikut dapat menghasilkan WBS berkualitas baik menurut buku Practice Standard for Work Breakdown Structures–Second Edition:
- Atribut utama WBS haruslah berorientasi pada deliverable yang ingin dicapai. Dalam buku panduan PMBOK 3 Edition mendefinisikan deliverable sebagai produk, hasil, atau kemampuan yang unik dan dapat dibuktikan untuk melaksanakan layanan-layanan yang harus dihasilkan dalam menyelesaikan suatu proses, fase atau proyek.
- Atribut kunci tambahan dari WBS adalah dekomposisi hirarki pekerjaan, penguraian teknik perencanaan yang membagi ruang lingkup dan deliverable proyek menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah dikelola sampai pekerjaan proyek yang terkait. Dengan begitu, ruang lingkup dan deliverable proyek didefinisikan secara rinci untuk mendukung pelaksanaan, pemantauan, dan pengendalian pekerjaan proyek. Dekomposisi ini secara jelas dan komprehensif mendefinisikan lingkup proyek dalam bentuk sub-deliverable yang membuat peserta proyek dapat dengan mudah memahaminya.
- 100% rule merupakan salah satu prinsip yang paling penting dalam membimbing pengembangan, dekomposisi dan evaluasi WBS. Rule ini menyatakan bahwa WBS yang mencakup 100% dari pekerjaan ditentukan oleh lingkup proyek dan menangkap semua deliverable baik internal maupun eksternal dalam bentuk pekerjaan yang harus diselesaikan dalam manajemen proyek. Rule ini berlaku di semua level dalam hirarki dimana jumlah pekerjaan dilevel -child harus sama, yaitu 100% dari pekerjaan yang diwakili dilevel -parent. WBS tidak seharusnya mencakup setiap pekerjaan yang berada di luar ruang lingkup yang sebenarnya dari proyek. Ini berarti bahwa tidak boleh lebih dari 100% dari pekerjaan.
- WBS dapat direpresentasikan dalam berbagai cara termasuk tampilan grafis, tekstual, atau tabular. Bentuk yang akan merepresentasikannya seharusnya dipilih berdasarkan kebutuhan proyek tertentu.
Mengapa perlu menggunakan WBS dalam Manajemen Proyek?
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, WBS memiliki sejumlah manfaat selain mendefinisikan dan mengorganisasikan pekerjaan proyek. Penentuan bujet, estimasi waktu pengerjaan, dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan juga dapat dialokasikan berdasarkan WBS. Ketika mengeksekusi suatu proyek, WBS dapat digunakan untuk melacak kinerja dan biaya proyek, serta mengidentifikasi isu-isu dan masalah dalam organisasi proyek. Keberhasilan proyek ini sering dikaitkan dengan kreasi pembuatan WBS.
Selain itu, WBS juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi potensial risiko dalam suatu proyek. Jika WBS memiliki cabang yang tidak didefinisikan dengan baik, maka itu merupakan potensial risiko dari definisi ruang lingkup yang sudah dibuat sebelumnya. Risiko ini harus dilacak dalam log proyek dan ditinjau saat eksekusi proyek. Dengan mengintegrasikan WBS dengan struktur organisasi, manajer proyek juga dapat mengidentifikasi poin komunikasi dan merumuskan rencana komunikasi di seluruh organisasi proyek
